Rappels / Régularisations pour Salariés sortis

Contexte

A partir du 1er janvier 2018, la Notion de rattachement à la période d’emploi doit être appliquée :

  • Il faut se référer aux taux et plafonds applicables pour le calcul des cotisations sociales en vigueur au cours de la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues.

    Ces taux et plafonds sont également appliqués aux rémunérations versées sur la même paye mais au titre d’autres périodes.

  • Pour les sommes versées après le départ du salarié : il faut appliquer les taux et plafonds en vigueur lors de sa dernière période de travail

 

Fonctionnement

Une nouvelle fonctionnalité est disponible afin de verser un complément de salaire (ou faire une régularisation) à un salarié sorti avant le mois de paie en cours.

Comment ?

  • Ré-activation du salarié
  • Re-calcul de la paie du mois de sortie avec le réglementaire du mois de départ et les nouveaux éléments
  • Bulletin de Paie complémentaire édité sur le mois de paie en cours
    • avec comme paie d’origine le mois de sortie
    • avec les différences entre ce qui a été payé le mois de sortie et ce qui aurait dû être payé
  • Charges Sociales : Déclaration sur le mois en cours avec une période d’origine : le mois de sortie du salarié
  • DSN Mensuelle : 

Salarié réactivé inséré dans la DSN avec des dates de déclaration sur le mois d’origine

(Blocs de régularisation)

 

Remarque Importante : Cette fonctionnalité sera possible uniquement à partir des salariés sortis en 2018. Car elle nécessite un historique des rubriques salarié qui va se constituer à partir du déploiement du patch 9.3.5.

 

Fiche Salarié

Nouvelle Notion de ré-activation de salarié :

Quand on veut payer ou régulariser une paie d’un salarié sorti, on va ré-activer ce salarié. C’est-à-dire ce salarié sera pris en compte dans le calcul, bien qu’il ait une date de sortie, mais ses éléments de salaire de base ne seront pas pris en compte dans la paie du mois en cours.

Nouvelle coche A réactiver :

Exemple Salarié sorti en mars 2018 et réactivé (sur la paie d‘avril)

Cette coche ne sera accessible que pour un salarié avec une date de départ antérieure à la date de paie en cours.

La coche sera décochée lors du changement de période.

La recherche sur les salariés présents prend en compte les salariés réactivés.

Le titre de l’écran est modifié : ‘Salariés – Uniquement salariés présents ou réactivés’.

Les autres écrans de salariés sont également modifiés : Traitement Salariés, Zoom Salariés.

Dans ces écrans, le salarié réactivé va apparaître en rouge.

 

Absences

Pour un salarié réactivé, la saisie d’une absence oubliée va se régulariser sur le mois de sortie du salarié.

L’absence saisie aura une date ‘Validé’ avec le mois de paie en cours.

La génération des Rubriques salarié à partir des absences se fera automatiquement sur le mois de sortie du salarié.

Les absences saisies précédemment et déjà présentes lors du solde tout compte ne seront pas traitées par la génération des Rubriques salariés.

Par exemple, la paie du mois en cours est la paie d’avril 2018.

Un salarié est sorti en mars 2018.

On a oublié une absence sur mars.

 

Rubriques Salariés

Les rappels de salaire sont saisis en rubrique salarié en provisoire sur le mois de départ du salarié (renseigné en automatique au F7).

Si on veut payer une prime complémentaire ou des heures complémentaires, supplémentaires …, on saisira la rubrique avec le montant ou le nombre complémentaire.

Si on veut annuler une prime qui a été saisie lors du solde de tout compte, on saisira la même rubrique avec un montant négatif. Même principe pour annuler des heures complémentaires ou supplémentaires.

Si on veut annuler la mutuelle, on saisira la rubrique de déclenchement de la mutuelle (5270 – Mutuelle (1/0)) avec -1.

Si on veut annuler le chèque santé, on saisira la rubrique de déclenchement du chèque santé (6390 – Chèque    santé (1/0)) avec -1.

Remarque :

Il est maintenant possible de saisir une rubrique provisoire avec une rubrique fixe ou variable de même code rubrique.

 

Calcul de Paie

Le calcul de paie du salarié ré-activé va s’exécuter avec :

  • le réglementaire de paie du mois de départ du salarié (rubriques, formules …)
  • les rubriques salarié qui ont été utilisées lors du calcul du solde de tout compte
  • les rubriques provisoires uniquement saisies le mois de réactivation qui vont s’ajouter aux précédentes.

Le résultat de ce calcul de paie va être comparé au premier calcul de solde de tout compte du salarié, ceci rubrique par rubrique pour l’assiette, les montants salarial et patronal.

Les différences vont apparaître dans la visualisation du bulletin de paie du mois en cours avec indication de la période d’origine. 

Remarque :

Toutes rubriques salarié sont maintenant enregistrées lors de la validation de paie.

En cas de calcul de reprise, les rubriques salarié sont enregistrées lors de la génération de l’historique.

 

Bulletins de Paie – Visualisation Bulletin - HISTORIQUE

Sur le nouveau bulletin, le bulletin détaillé (ancien) et dans la visualisation du bulletin, la période d’origine est indiquée en fin de libellé.

Nouveau Bulletin avec salarié réactivé – solde de tout compte fait en mars 2018 – Paie d’avril 2018

Bulletin détaillé avec salarié réactivé – solde de tout compte fait en mars 2018– Paie d’avril 2018

Remarque :

Lors d’une régularisation d’heures ou d’UV, le taux du salarié affiché est le véritable taux calculé sur le mois de départ compte tenu de sa réactivation avec les éléments du stc et les éléments ajoutés.

Solde de tout compte sur Janvier 2018. Salarié sorti le 28/01/2018.

Réactivation sur Février 2018 avec ajout de 5 heures contractuelles :

Le taux de la rubrique 710 – SALAIRE CONVENTION- du bulletin complémentaire de février avec rappel sur Janvier prend en compte le nombre d’heures contractuel = 20 + 5 = 25 h.

Salaire conventionnel = 1497,79 * 0.14652 = 219.45

219.45 = 175.56 (Versé en janvier) + 43.89 (Versé en février)

Visualisation du Bulletin avec salarié réactivé – solde de tout compte fait en mars 2018– Paie d’avril 2018

Historique :

  • Dans l’historique des salaires MHIST, la période d’origine est ajoutée.
  • Dans la consultation de l’historique d’un salarié, également.
  • Pour une paie « classique », période d’origine = période de paie.
  • Pour une paie d’un salarié réactivé, période = mois de paie en cours et période d’origine = mois de sortie du salarié.

Exemple avec salarié réactivé – solde de tout compte fait en mars 2018– Paie d’avril 2018

Charges Sociales

Le calcul des charges sociales va s’exécuter sur une période de déclaration (autre que celle en cours) pour un centre dans lequel il y a un salarié réactivé.

Dans le contrôle des charges, la période d’origine (Date Début/ Date Fin) a été ajoutée dans :

  • le détail des lignes du centre

  • le détail des lignes salarié

Bordereaux Charges Sociales

Les périodes d’origine apparaissent dans les bordereaux de charges sociales.

Dans le bordereau Urssaf après la déclaration du mois en cours :

Dans les bordereaux de Retraite/Prévoyance/Mutuelle/GAT en fin de libellé :

DSN

Les rappels et régularisations de salaire d’un salarié ré-activé sont déclarés dans le fichier DSN mensuel.

Plusieurs blocs sont générés par période d’origine.

 

Bloc S21.G00.20 : Versement OPS

Bloc S21.G00.55 : Composant de versement (Organisme Complémentaire)

Bloc S21.G00.22 : Bordereau de cotisation due  (Urssaf)

Bloc S21.G00.23 : Cotisation agrégée (Urssaf)

 

Exemple Bloc S21.G00.22 :

 

Bloc S21.G00.51 : Rémunération

Bloc S21.G00.53 : Activité

Bloc S21.G00.62 : Fin de Contrat

Bloc S21.G00.54 : Autre élément du brut

Bloc S21.G00.78 : Base assujettie

Bloc S21.G00.79 : Composant de base assujettie

Bloc S21.G00.81 : Cotisation Individuelle

 

Exemple Bloc S21.G00.78 :